La commercialisation | Office de tourisme des vallées de l'Arize et de la Lèze

Le service "Groupes"

Comment ça marche ?

L’office de tourisme des vallées de l’Arize et de la Lèze (OTVAL) est habilité à commercialiser des prestations touristiques via l’autorisation d’immatriculation ATOUT France n° IM009210001.

Nous travaillons également en réseau avec l’Agence de Développement Touristique (ADTAP) et les Offices de Tourisme du département. L’OTVAL, en collaboration avec l’ADTAP, se charge de la promotion et de la commercialisation des prestations groupes.

Tous les ans, le service commercial de l’ADTAP élabore un cahier des charges permettant de donner une ligne directrice à l’ensemble des collaborateurs départementaux (cibles, type de produits packagés…). À partir de là, une sélection de produits touristiques est faite afin d’intégrer les brochures papiers de l’ADT.

En parallèle, l’OTVAL réalise ses propres brochures (adultes et enfants) où l’ensemble des prestataires partenaires apparaissent, soit sous forme de prestation sèche ou bien dans un produit packagé. Le tout est également visible sur le site web de l’OTVAL, rubrique GROUPES.

Ces documents serviront de base au démarchage via un plan d’actions défini annuellement.

Votre interlocutrice

Elodie MACHICOT

eMail : production@tourisme-arize-leze.com

Tel : 05 61 69 81 08

Le service « Groupes »

Un réseau départemental

Vous l’aurez compris, vous pouvez avoir plusieurs interlocuteurs !

Nous travaillons conjointement via le logiciel « TOURBIZ » où sont intégrées chacune de vos prestations : ainsi chaque partenaire peut réaliser des devis, vous demander les disponibilités, confirmer un groupe, …. Le fonctionnement reste le même pour tous d’où l’importance que les données fournies au préalable et les mises à jour soient fiables.

Je souhaite intégrer le catalogue "Groupes"

Les conditions

Être adhérent l’office de tourisme (pack promotion – cf. guide du partenaire).
Proposer une ou des prestations adaptée(s) à la clientèle groupes : enfants, adultes, séminaires, Team Building… Le détail des modalités de visite sont détaillées plus bas pour chaque type de prestation.
Signer une convention tripartite avec l’OTVAL et l’ADATP.
Respecter la législation en vigueur relative à son activité et attester être titulaire des diplômes, agréments, ou autres autorisations, nécessaires à l’exploitation de son activité.
S’engager à souscrire une assurance de responsabilité civile professionnelle et à en fournir une copie à l’OTVAT et à l’ADTAP.
S’engager à fournir un accueil de qualité.
S’engager à être réactif aux demandes par mail, notamment aux demandes de disponibilité (idéalement sous 48h max) afin que nous puissions répondre aux demandes clients rapidement. De plus, les échanges se feront essentiellement par mail afin de conserver une trace et éviter les quiproquos.

Je souhaite intégrer le catalogue "Groupes"

Je suis un site de visite – un(e) guide conférencier(e) – une ferme – un domaine viticole – une galerie…

Le détail de la prestation :
- Texte de présentation de la structure ;
- Déroulé de la visite et/ou des ateliers ;
- Pour les activités dédiées aux enfants préciser les cycles et objectifs pédagogiques pour chaque prestation ;
- La durée de chaque prestation
- La capacité minimum et maximale par groupe. Dans le cas où les participants doivent se répartir en plusieurs groupes, merci de préciser si les prestations se font en simultanée ou bien avec des départs différés.
Des photos en haute définition et libres de droits afin que nous puissions les utiliser sur le site internet et les brochures (ne pas oublier les droits d’auteur). N’hésitez pas à utiliser l’outil en ligne gratuit « We transfer » pour les fichiers trop volumineux.
Les tarifs :
- Le prix d’achat et le prix de vente.
- Les gratuités appliquées (ex : 1 gratuité pour 10 entrées payantes
- Il peut s’agir de prix forfaitaire ou par pax. Si au forfait, merci de préciser le nombre de personne max et les suppléments par tranche de personnes supplémentaires.

Les tarifs indiqués pour chacune de vos prestations seront soumis à un taux de commission précisé dans la convention. Lors de la signature de la convention de mandat, les tarifs seront annexés et valables pour l’année.

Vos périodes d’accueil des groupes :
- La répartition sur l’année : toute l’année, de mai à novembre, pas en juillet et août…
- Mais aussi en semaine : du lundi au vendredi, toute la semaine…
Vos contacts pour les groupes : emails et téléphone mobile (pour être joignable le Jour J)
Vos conditions générales et particulières de ventes : conditions d’annulation, deadline pour connaître les effectifs…
Accessibilité PMR
Les services sur place :
- Parking voiture et /ou bus (un bus doit pouvoir manœuvrer)
- WC accessibles (indispensable)
- Espace pique-nique (couvert ou plein air)

Tout autre indication qui peut vous sembler utile : chaussures confortables, photos interdites…

Je suis un restaurateur

Le détail de la prestation :
- Texte de présentation de votre établissement : type de cuisine, ambiance du restaurant, quelques mots sur le chef et son équipe …
- 2 à 3 menus détaillés : entrée + plat + dessert + vin et café compris à minima pour chaque menu.
- La capacité maximale du restaurant (en nombre de couverts).
Des photos en haute définition et libres de droits afin que nous puissions les utiliser sur le site internet et les brochures (ne pas oublier les droits d’auteur). N’hésitez pas à utiliser l’outil en ligne gratuit « We transfer » pour les fichiers trop volumineux.
Les tarifs :
- Prix d’achat et prix de vente pour chacun des menus.
- Indiquer le tarif des suppléments : apéritif, petit déjeuner d’accueil, digestif…
- Les gratuités appliquées : il est d’usage de proposer la gratuité « chauffeur de bus »

Les tarifs indiqués pour chacune de vos prestations seront soumis à un taux de commission précisé dans la convention. Lors de la signature de la convention de mandat, les tarifs seront annexés et valables pour l’année.

Vos périodes d’accueil des groupes :
- La répartition sur l’année : toute l’année, de mai à novembre, pas en juillet et août…
- Mais aussi en semaine : du lundi au vendredi, toute la semaine, pas le dimanche…
Vos contacts pour les groupes : emails et téléphone mobile.
Vos conditions générales et particulières de ventes : conditions d’annulation, deadline pour connaître les effectifs…
Accessibilité PMR
Les services sur place :parking voiture et /ou bus (un bus doit pouvoir manœuvrer).
WC accessibles (indispensable).

Tout autre indication qui peut vous sembler utile : chaussures confortables, photos interdites…

Je suis un hébergeur

Le détail de la prestation :
- Texte de présentation de votre établissement : type d’hébergement, ambiance, environnement, …
- La capacité de votre établissement (en nombre de lits, en nombre chambres…)
- La répartition des lits/chambres.
Des photos en haute définition et libres de droits afin que nous puissions les utiliser sur le site internet et les brochures (ne pas oublier les droits d’auteur). N’hésitez pas à utiliser l’outil en ligne gratuit « We transfer » pour les fichiers trop volumineux.
Les tarifs :
- Prix d’achat et prix de vente, détaillé suivant les saisons.
- Indiquer le tarif des suppléments : petit déjeuner…
- Les gratuités appliquées : chauffeur de bus….

Les tarifs indiqués pour chacune de vos prestations seront soumis à un taux de commission précisé dans la convention. Lors de la signature de la convention de mandat, les tarifs seront annexés et valables pour l’année.

Vos périodes d’accueil des groupes :
- La répartition sur l’année : toute l’année, de mai à novembre, pas en juillet et août…
- Mais aussi en semaine : du lundi au vendredi, toute la semaine, pas le dimanche…
Vos contacts pour les groupes : emails et téléphone mobile.
Vos conditions générales et particulières de ventes : conditions d’annulation, deadline pour recevoir la rooming list…
Accessibilité PMR
Les services sur place :parking voiture et /ou bus (un bus doit pouvoir manœuvrer).

Tout autre indication qui peut vous sembler utile.

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